お問合せを頂いたので、回答を記事にしてみました。
お問い合わせの内容
頂いた概要は、以下の通りです。
「資格の計画と時間管理や仕事なら工数の計算に見積もり。
時間をコントロールするために必要なこと、意識すべきことは？」
私は偉そうに言えるほど時間管理のプロではありません。
というかむしろ失敗が多く、見積もりに失敗して損することが多々ありますし…。
でも昔から一人で色々と計画・行動するのが大好きです。
今も零細ながら個人事業主なので、一人で何かしている時間が長いです。
その上で、時間管理について私なりにまとめてみました。
何でもプロジェクトとして考えています
仕事でも資格の勉強でも、何でもプロジェクトとして考えています。
「プロジェクト」なので、期間や目標を計画し定める必要があります。
というのも私は無意識に行動すると、どうも行き当たりばったりになりがちなんです。
その時の気分によって浮き沈みがあって、全てどうでもよくなってしまったり。
そんな自分のコーチとして、計画は必須です。
計画・スケジューリングはやる気があるうちに綿密に行います。
最初の計画さえしてしまえば、あとはそれに従うだけで良いのでかなり楽になります。
過去記事にもつづっていますので、ぜひご覧ください。
▼過去記事
意識していること
すべてを具体的に単純化する
計画時は、できるだけ全ての項目を具体的に単純に考えるようにしています。
例えば資格の勉強なら、意味があるのかとか資格だけではどうたらとか、そんなのは考えません。
それは計画の前段階で考えて、取ると決めた後の計画では単純に「取得」を目的にします。
どうやって勉強を進めるのかも、具体的に考えます。
「過去問をn年間分やる」というのは具体的なようでまだ不十分です。
- まずは答えを見ずに自力で解くのか
- 答えや参考書を自由に見て解くのか
計画は自分への指示書だと思って、組むようにしています。
簡単なガントチャートを作る
計画は、記録を残さないと忘れてしまいます。
残し方は色々だと思いますが、私はガントチャートが好きです。
正式な書き方を踏襲する必要はなくて、自分さえわかれば良いのです。
手書きでもOKですが、私はこんな感じでエクセルで簡単なものを作っています。
▼とある制作物の計画です。
最近知ったのですが、WEB上でガントチャートを作れるサービスもあります。
本来は複数人で使うと真価を発揮するのでしょうけど、一人でも十分役立ちます。
スクリーンショットはこんな感じ
手を動かすのは一番最後。
もちろん手を動かさないと何も進まないのは承知の上です。
しかし、私はあえて「手を動かすのは一番最後」だと思っています。
計画が上流だとしたら、実作業は下流に位置します。
例えば、モノの製作なら。
仕様も詰めずにいきなりCADを触り始めると、時間ばかりが経ちます。
組図や3Dで検討せずにいきなり部品を作り始めると、後から干渉や不具合でコストと時間のロスになります。
そういった事態は上流で避けられるので、計画や段取りに力を入れたいと考えています。
下流は体力的に大変なので、なるべく頭まで使わないように、上流で頑張っておきたいんです。
つまみ食い
例えば何かを製作する場合。
計画の頭から順調に進むとは限らず、絶対どこかでトラブります。
後段階で根本的なトラブルが発覚したら、致命傷です。
個人的な例ですがモノを製作した際のお話です。
部材の調達は、設計完了後の予定。
しかし設計中に重要部材の在庫をふと確認したら、思ったより長納期でした。
設計後に手配してたら、間に合っていなかった……
というような事を防ぐべく、私は各タスクをちょっとずつサワリだけ試すようにしています。
つまみ食いするイメージ。
詰まったら後回しにする
どっかで詰まるタスクが出てきます。
資格の勉強なら不得意分野で嫌気がさしたり。
製作なら正常に動作しないとか。
やっつけてから進みたくなりますが、全体の完成度を挙げるなら後回しにする必要があります。
資格なら、そこを捨てても他に注力すれば合格点に届く可能性があります。
実例：資格の勉強なら
勉強計画を立てる際、意識しなくても理想が入りがちです。
「こうすべき」という厳格さは捨てた方が良いです。多分破綻します。
例えば、「平日も勉強時間に入れて寝ずに毎日勉強すべき」とか。
理想はそうでも、私は無理でした。残業多いし、残業がなくても電車乗るだけで疲れ果てるし……
あまり身体的に負担かけすぎると「意味あるのか」とか余計な考えが浮かんでしまいます。
今の生活スタイルの延長線上で現実的に計画する、のがコツだと考えています。
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実例：仕事では実績もきっちり記録する
仕事では、請負仕事なので見積もりをよく出します。
これが私は悩みの種で、新規の仕事ではなかなか上手くいきません。
負荷の量を読み切れず、少なく見積もって損をしたりします。
請負後は前述のように、「プロジェクト」だと考えて進めるのはもちろんです。
仕事ではそれだけではなくて、案件終了後に一人振り返って実績をつけています。
続けていると、どれだけ計画に理想が入っていたか可視化されるのでお勧めです。
詳細は、過去記事にもつづりましたのでご覧ください。
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